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O que você precisa para ter um escritório virtual?

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O que você precisa para ter um escritório virtual?

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Estilo, privacidade, móveis elegantes, estrutura personalizada. Se você sonha com tudo isso para o seu negócio, aliado a baixo custo, está na hora de considerar as vantagens de um escritório virtual, mas será que essa é solução ideal para o seu negócio?

Calma! Não estamos falando de colocar todos os móveis por aí na nuvem. Existe uma estrutura física de escritórios virtuais, apesar de a digitalização de documentos ser aconselhável como forma de possibilitar mobilidade e acesso a arquivos de qualquer lugar.

Os empreendimentos que oferecem escritórios virtuais estão se multiplicando no país, atraindo profissionais autônomos e pequenas empresas que ainda não precisam de uma estrutura própria. Outra função dessa novidade é ser um novo ponto de expansão para executivos com pouco investimento.

É uma opção também para quem não se adapta ao home office e já tentou o coworking, mas precisa de uma estrutura mais sofisticada devido ao tipo de cliente que possui.

Se você está na dúvida, acompanhe este post, conheça as vantagens do escritório virtual e o que você deve ser avaliado antes de decidir pelo modelo.

O que é um escritório virtual?

Trata-se de um serviço que oferece atendimento telefônico personalizado, gerenciamento de correspondência e, em alguns casos, endereço para registro fiscal para micro e pequenos empresários. O custo é muito menor do que o de  uma sala comercial ou um imóvel.

Segundo uma reportagem da revista Isto É, é possível economizar até 70%. Um empresário chega a gastar R$ 50 mil para adquirir e reformar um escritório, sem contar os mais de R$ 5 mil mensais em contas e uma secretária, fora o aluguel.

Já em um escritório virtual, esse investimento inicial não é necessário e a despesa mensal é de R$ 200. Alguns serviços, como o aluguel de salas de reunião, de um auditório ou de um coffee break, não entram no pacote básico, mas podem ser solicitados sob demanda.

Geralmente os escritórios virtuais são indicados para profissionais que não têm perfil para trabalhar de casa e estão o tempo todo na rua. Sem dúvida o celular é um grande aliado nesse momento, mas estar constantemente em trânsito pode exigir que você tenha um ponto intermediário na cidade onde possa executar suas tarefas.

Por isso, é importante ter um “porto seguro”. Um local com um plano de internet adequado para pequenas empresas, alguém para atender a telefonemas e enviar recados, evitando a perda de possíveis clientes e fornecendo um bom atendimento aos já fidelizados.

O que deve ser considerado para aderir ao modelo?

Existem três possibilidades na escolha de lugares sem muito investimento e burocracia para começar um negócio do zero: home office, ou seja, trabalhar de casa; coworking, isto é, alugar espaços compartilhados com outros profissionais; e os escritórios virtuais, onde é possível alugar serviços com salas mais reservadas.

Mas, para aderir, você deve considerar algumas características do seu perfil de negócios.

Quem é o seu cliente?

Por mais que as salas de coworking ofereçam espaços de reuniões para empresas que tem clientes com um perfil mais corporativo, aqueles que atendem figuras públicas precisam de locais mais reservados.

Nos escritórios virtuais existem salas mais parecidas com as salas de reunião de grandes corporações, o que traz credibilidade para o seu negócio. Algumas oferecem entradas separadas que garantem maior privacidade.

Qual é a infraestrutura adequada para você?

Quais são os recursos que precisa? Computadores? Plataformas para videoconferência? Muito da comunicação atual é feita através de contato telefônico e internet. Por isso, é importante checar se o local que você vai alugar possui um bom plano de telefonia e internet.

A localização é importante para você?

Os empreendimentos que oferecem escritórios virtuais costumam ficar em regiões valorizadas das principais capitais. É interessante checar se o local é de fácil acesso, possui estacionamento e comércio que facilite o dia a dia.

Precisa de atendimento exclusivo?

Não é porque o seu negócio não é um megaempreendimento que não precisa de um atendimento telefônico exclusivo. Seus clientes têm que sentir confiança na sua empresa, e com um escritório virtual você consegue sanar esse problema

Ao contratar um escritório virtual você recebe um número de contato e, sempre que a telefonista recebe uma chamada, o sistema identifica para qual empresa se destina. Assim ela pode acessar as informações específicas e atender à ligação de forma personalizada.

Após o atendimento, as mensagens são enviadas em tempo real por e-mail ou SMS, conforme sua escolha ou preferência. Assim você não precisa se preocupar em perder ligações por estar em reuniões ou fora do escritório.

E qual é a desvantagem do escritório virtual?

Como os escritórios virtuais possuem espaços separados, é difícil conhecer outros profissionais e empresas. Desta forma, se você espera fazer networking, esse não seria o lugar ideal. Também não é muito adequado para quem tem equipes grandes e fixas.

Caso seus funcionários trabalhem de casa, não há nenhum problema em alugar um espaço por algumas horas para reuniões periódicas. Pode ser uma solução prática para que todos se encontrem pessoalmente sem distrações.

Quais são as vantagens em relação ao Coworking?

coworking x escritório virtual

Um dos concorrentes diretos dos escritórios virtuais são os coworkings. Tais espaços compartilhados atraem equipes de startups ou pessoas que querem fazer networking. As salas são abertas e você pode alugar somente uma mesa no meio de várias.

Esses lugares não são os melhores para quem não gosta ou não está acostumado a barulho e agito. A estrutura também oferece salas de reunião, mas com uma decoração mais descolada e sem recursos como videoconferência.

coworking se adapta muito bem a algumas equipes com um estilo mais informal e incentiva a troca de conhecimentos. Além disso, o modelo também aposta na integração entre os integrantes e promove eventos para facilitar o contato entre as pessoas, que podem até mesmo virar parceiros ou fornecedores.

Mas, em geral, esses espaços não são preparados para uma reunião mais formal com recursos além de um projetor. Portanto é importante visitar o local antes de decidir.

Gostou do post? Está pensando em migrar para um escritório virtual? Lembre-se que vai precisar de uma conexão robusta para fazer videoconferências ou manter processos no ambiente virtual sem o perigo de falhas.

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