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Monte uma planilha de gastos e controle seu negócio

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Monte uma planilha de gastos e controle seu negócio

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A planilha de gastos é a melhor forma de controlar e monitorar as finanças empresariais, concentrando todos os custos e despesas que ocorrem no negócio.

Por isso, elaboramos este post para mostrar quais itens devem constar na sua planilha e como você pode montar o seu controle de gastos de forma personalizada.

Além disso, reunimos dicas de plataformas e aplicativos que otimizam esse processo. Tudo com o objetivo de contribuir para o seu sucesso profissional. Confira!

A importância da planilha de gastos

Só é possível planejar o futuro do seu negócio quando você conhece exatamente a situação financeira atual. Por falta de acompanhamento dos principais gastos, muitos empresários se atrapalham nas contas e acabam altamente endividados.

Isso ocorre porque a dinâmica das relações comerciais é muito diferente daquela existente na vida pessoal. Quando se trata do caixa de uma empresa, é possível quebrar mesmo tendo lucro.

Por exemplo, se você faz muitas vendas a prazo e precisa pagar fornecedores à vista, pode acabar ficando sem dinheiro no caixa quando menos esperar. Porém, isso não acontece quando você tem uma planilha de gastos fixos e variáveis.

Além disso, como mencionamos, ao registrar as despesas atuais você pode pensar nos meses ou anos seguintes, o que facilita a elaboração do orçamento empresarial — com ele o gestor consegue se programar para os próximos períodos, projetando gastos e vendas com base nas informações das épocas anteriores.

Passo a passo para criar uma planilha de gastos

1. Escolha uma ferramenta para começar

Normalmente, o jeito mais fácil de começar é utilizando o Excel ou o Google Planilhas (que faz parte do Google Drive). Ambos funcionam da mesma forma, permitindo que você organize todos os gastos do seu negócio em tabelas com diversas funções.

A vantagem de utilizar o Google Planilhas é que os dados ficam armazenados na nuvem, podendo ser acessados remotamente a partir de qualquer computador ou celular com acesso à internet — até mesmo por diferentes pessoas, se você quiser.

2. Insira uma linha com os meses

De nada adianta fazer o controle de gastos em alguns meses e não fazer nos outros. Por isso, o ideal é que você tenha uma coluna para cada mês no topo da tabela. Dessa forma, a visualização fica fácil e intuitiva, permitindo que você compare os gastos do mês atual com os períodos anteriores.

Lembre-se de pular a primeira coluna; é nela que você vai escrever as diferentes categorias de gastos. Até agora, sua tabela deverá estar assim:

…… Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

3. Inclua as categorias de gastos

A primeira coluna da sua planilha de gastos empresariais terá todos os tipos de custos que podem ocorrer ao longo dos meses, tais como: aluguel, contas de consumo (água, luz, telefone etc.), matérias-primas, entre outros. A última linha será o total, ou seja, a soma de todos os gastos. Por exemplo

Jan Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez
Aluguel
Luz
Telefone e internet
Água
Matéria-prima
Salários
Transporte
Impostos
TOTAL

4. Descubra quanto gastou nos últimos meses

Sua planilha será muito mais bem aproveitada se você souber quanto gastou nos meses anteriores. Para isso, reúna o extrato bancário, faturas de cartão de crédito, recibos etc. Depois de preencher os meses anteriores, você saberá se está gastando mais ou menos do que antes.

5. Compare os gastos totais com as receitas

Você só saberá se seus gastos estão altos ou baixos quando compará-los com as receitas da empresa, ou seja, o dinheiro das vendas. É melhor vender R$ 10 mil por mês e gastar R$ 8 mil do que faturar centenas de milhares de reais e gastar mais do que consegue arrecadar.

6. Estipule metas de gastos

Uma vez que o empresário conhece exatamente os gastos do seu negócio, fica mais fácil encontrar oportunidades para cortes de despesas. Desde já, estipule um teto de gastos e escolha quais fatores deverão ser controlados para evitar desperdício de dinheiro.

7. Monitore os números

Depois de criar metas de cortes de despesas é necessário acompanhar, mensalmente, os números do negócio. Com base no planejamento você terá dados para tomar decisões e mudar o que for preciso. Por exemplo, se os gastos com matérias-primas estiverem muito altos, você pode buscar novos fornecedores ou, até mesmo, comprar em maior quantidade, investindo em um armazenamento mais avançado.

Um recurso utilizado por vários empresários é incluir uma coluna adicional ao lado de cada mês, destinada à projeção de despesas. Assim, é possível comparar os gastos planejados com aqueles que efetivamente ocorreram.

Você também pode trabalhar com uma planilha de gastos diários. Para isso, basta incluir diariamente as despesas na tabela, somando-as dentro da célula do Excel.

Ferramentas para otimizar o controle de gastos

Atualmente, existem muitas ferramentas para empreendedores que são fáceis de usar e ainda trazem ótimos benefícios. Confira as nossas sugestões relacionadas ao controle de gastos.

Planilha de fluxo de caixa grátis

GuiaBolso

GuiaBolso é um aplicativo de gestão financeira integrado à conta bancária. Com ele você pode registrar automaticamente os gastos feitos com o cartão de crédito empresarial. O app também classifica as despesas em categorias, facilitando o controle do empreendedor.

A ferramenta foi desenvolvida originalmente para o controle das finanças pessoais. Isso não impede que você inicie o processo com ele, mas pode ser que mais adiante seja necessário partir para uma alternativa mais robusta.

ContaAzul

Criado especialmente para pequenas empresas, o ContaAzul é um sistema de gestão empresarial online que funciona mediante o pagamento de mensalidade. A plataforma permite realizar o controle financeiro, incluindo o monitoramento de todos os gastos.

A alternativa é bastante válida caso você já queira partir para algo mais completo e profissional.

Por fim, é válido ressaltar a importância de monitorar o desempenho do empreendimento de forma constante. Como comentamos, a planilha de gastos só funciona quando existe uma consistência no preenchimento e na análise das informações. Assim, o acompanhamento rende inúmeros frutos, proporcionando muito mais clareza a quem dirige o negócio.

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