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Gestão de compras: veja como fazer de forma eficiente

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Gestão de compras: veja como fazer de forma eficiente

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Quem está começando a empreender agora muitas vezes se preocupa mais em estratégias de vendas, publicidade e atendimento. Em meio a esses fatores fundamentais, acabam deixando de lado outro ponto tão importante quanto os demais: a gestão de compras.

Para que uma empresa consiga disponibilizar os melhores produtos a preços convidativos e ainda obter uma margem de lucro interessante, é preciso comprar de maneira eficiente. Quer adotar uma correta gestão de compras? Você está no lugar certo. Continue a leitura!

Benefícios da gestão de compras bem feita

Entenda melhor a importância da gestão de compras para um negócio!

Volume de estoque adequado

Quando o assunto é estoque de insumos ou de mercadorias para comercialização, a palavra-chave é equilíbrio. É justamente isso que a gestão de compras eficiente busca.

Com ela, os itens necessários não vão faltar, o que ocasionaria perda de vendas. A gestão também evita o excesso, que sempre atrapalha a saúde financeira do negócio.

Menor custo de aquisição de mercadorias

Tem empreendedor que acredita que a única maneira de comprar barato é em grandes quantidades. Porém, isso nem sempre é verdade. Um bom relacionamento com os fornecedores e orçamentos antecipados resultam em organização. Isso dá mais força na negociação e ajuda a conquistar valores mais interessantes.

Previsibilidade e padronização

A gestão de compras permite que a empresa trabalhe de modo previsível e padronizado. Isso é essencial para manter a qualidade no produto final, pois os mesmos insumos e as mesmas quantidades vão ser utilizadas todas as vezes. O cliente percebe e gosta disso!

Dicas para fazer a gestão de compras

Quer implementar uma eficiente gestão de compras em seu negócio? Acompanhe!

Organize todos os itens

O primeiro passo é organizar todos os itens passíveis de compras em seu negócio, sejam insumos, sejam mercadorias para venda ou produtos de uso próprio. Crie um código para cada item e faça uma descrição detalhada. Depois, monte uma planilha relacionando todos eles — o ideal é agrupá-los conforme características afins.

Isso facilita o controle de estoque de cada material, bem como o orçamento na hora de efetuar as compras. Por fim, crie um histórico para os itens, com orçamentos, quantidade comprada, data e valor gasto. Assim, você vai ter base para planejar as compras futuras.

Registre as entradas e as saídas

É somente com o controle de todas as entradas e saídas de itens que o seu estoque vai refletir a realidade. Portanto, sempre que receber uma compra, registre a quantidade recebida, o valor unitário, a data, o fornecedor e as informações fiscais. O mesmo vale ao utilizar algum insumo ou vender uma mercadoria.

Esse controle pode ser feito em uma simples planilha ou em softwares específicos.

Analise os fluxos de compra e venda

Com o controle de entradas e saídas bem feito, é possível fazer diversas análises, que podem variar conforme o ramo de atuação. Porém, as principais se referem à frequência de compras, ao tamanho do lote de compra, ao histórico de vendas e ao estoque de segurança.

Depois, é possível fazer algumas projeções e chegar a uma situação ideal para a realização de pedidos.

Por exemplo: caso aumente ou diminua a frequência das compras, qual vai ser o impacto no tamanho do pedido? Dessa maneira, vai conseguir um preço melhor com o seu fornecedor? Quanto tempo demora para receber as mercadorias? Nesse intervalo de tempo, quantas unidades costuma vender?

Essas reflexões ajudam a ajustar o volume de estoque para que seja equilibrado e, também, orientam você a efetuar pedidos mais econômicos.

Conheça os fornecedores

Para alcançar resultados satisfatórios na gestão de compras, é imprescindível conhecer muito bem os seus fornecedores. Mantendo um relacionamento mais estreito com eles, você conquista melhores preços e condições de pagamento. Além disso, vai saber com mais precisão o tempo de entrega das mercadorias.

Para completar, ao solidificar uma parceria entre as duas empresas, o fornecedor passa a entender melhor a sua realidade. Isso é ótimo especialmente em momentos complicados, como um pedido inesperado que demanda suprimentos além do normal.

Programe as compras

Com os estoques organizados, fluxos de entrada e saída analisados e fornecedores parceiros, é possível programar as compras da empresa. Com essa programação, você consegue visualizar os futuros gastos e se programar financeiramente.

Agindo dessa maneira, os imprevistos de caixa diminuem. Afinal, você saberá com antecedência o quanto de dinheiro será necessário para honrar as compras e, portanto, conseguirá se organizar melhor.

Notou como a gestão de compras é importante para a empresa? Apesar de essencial, é algo relativamente simples de ser feito. Basta ter tudo organizado e controlado. O reflexo será a economia nos pedidos, o aumento nas vendas e o correto planejamento financeiro.

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