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E-mail empresarial: 4 cuidados que você deve tomar ao criar uma conta

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E-mail empresarial: 4 cuidados que você deve tomar ao criar uma conta

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O e-mail corporativo é um serviço que utiliza o domínio próprio da empresa em vez de sistemas gratuitos, como o Gmail. Ele facilita a centralização e o compartilhamento das informações da companhia, como contatos e agendas, por exemplo.

Aplicativos de mensagens instantâneas e redes sociais facilitaram bastante a comunicação entre as empresas e o público. Contudo, o e-mail ainda é uma das ferramentas mais importantes para formalizar contatos, receber documentos importantes e trabalhar o relacionamento entre sócios, clientes, fornecedores e funcionários.

Mas na hora de criar um e-mail corporativo, surge a dúvida: devo optar por um serviço de e-mail empresarial ou uma conta gratuita?

Quer saber quais são as vantagens do e-mail corporativo e quais cuidados devem ser tomados ao criar uma conta? Leia o que preparamos para você!

Como funciona um e-mail empresarial?

O e-mail profissional ou corporativo tem o nome do seu domínio, diferentemente dos e-mails privados, que trazem o nome do provedor (Yahoo, Gmail ou Hotmail). Ele requer, portanto, que a sua empresa já tenha um domínio registrado, de forma que o endereço fique “seunome@suaempresa.com.br”, em vez de “seunome@gmail.com”, por exemplo.

Para que o seu e-mail corporativo funcione, você precisa de um servidor de e-mail e um DNS. Ambos os serviços são fornecidos por provedores ou podem ser hospedados em sua empresa.

O servidor de DNS localiza o endereço do servidor do seu site. Assim, quando alguém envia um e-mail para “voce@suaempresa.com.br”, o seu servidor DNS redireciona a requisição para o servidor do seu e-mail, tratando a mensagem e enviando-a para a caixa postal.

O servidor de e-mail, por outro lado, recebe a mensagem e trata-a de acordo com as regras definidas pelo administrador. Dessa maneira, ele mantém a segurança das suas informações.

Quais são as vantagens do e-mail corporativo?

Há uma série de benefícios para quem opta por criar uma conta de e-mail empresarial. Confira algumas delas nos próximos tópicos.

Traz credibilidade

O e-mail profissional mostra que sua empresa se compromete em relação à comunicação com o cliente. Um endereço mais curto traz mais credibilidade e objetividade, melhorando a reputação online da empresa. Além disso, o usuário pode identificar prontamente o nome da sua empresa logo no primeiro contato.

É um cartão de visitas

Um contato por e-mail é uma via para fazer negócios. Quando o usuário se depara com um e-mail como “seunome@suaempresa.com.br”, ele se sente mais seguro para firmar parcerias. Criar um e-mail corporativo é como lançar mão de um cartão de visitas.

É acessível

Um e-mail empresarial não custa caro. Em geral, ao fazer a hospedagem do seu site você já obtém este tipo de serviço no pacote. Portanto, se a sua empresa já tem uma página na web, é possível que tenha acesso a um ou mais endereços de e-mail personalizados. A Oi também conta com soluções pra sua empresa e uma delas é, exatamente, a criação de um e-mail empresarial pro seu negócio.

Facilita a organização

Com várias contas de e-mail, fica mais simples administrar seu negócio, pois a divisão de tarefas é facilitada.

Fornece mais privacidade

Uma empresa que opta por usar os serviços gratuitos de um sistema de e-mails delega seus dados para o servidor de quem os fornece. Mesmo que você tenha um pequeno negócio isso não é indicado, pois o vazamento de informações pode causar muitos problemas.

Um e-mail personalizado permite que sua empresa detenha os próprios dados, o que proporciona mais privacidade e segurança digital.

Conta com funcionalidades únicas

Criar um e-mail corporativo não só permite que sua empresa forneça uma conta para cada funcionário, como também traz recursos que facilitam a vida da equipe, como a possibilidade de enviar e-mail marketing.

Cria identificação

Quando as pessoas se deparam com um e-mail da sua empresa, visualizam qual é o setor ou o profissional por trás dele. Isso facilita o ato de encaminhar o e-mail diretamente para um setor específico.

Traz flexibilidade

Um e-mail personalizado pode ser acessado por meio do webmail contratado ou de ferramentas como Outlook, Mozilla Thunderbird ou Windows Mail. Também é possível redirecionar a sua conta de e-mail corporativo para qualquer outro provedor, como o Gmail, Hotmail, Yahoo, entre outros.

Hoje, os serviços de e-mail corporativo também contam com aplicativos para que você possa ler as mensagens profissionais no seu dispositivo móvel.

Conta com maior armazenamento

Sistemas de e-mail gratuitos são modelados para um usuário médio, que organiza as atividades da vida pessoal com esses recursos. Uma empresa possui necessidades diferentes, que exigem ferramentas mais robustas e seguras. O espaço de armazenamento de mensagens e dados, por exemplo, precisa ser maior.

Na maioria dos bons planos de hospedagem, você conta com boas reservas de espaço. Tenha em mente que o fluxo de mensagens em uma companhia, bem como de arquivos, é grande!

E-mails profissionais têm ainda a vantagem de contar com um serviço de suporte. Se pararmos para pensar, hoje, a caixa de entrada é como uma verdadeira mesa de trabalho, e não podemos passar um dia sequer sem gerenciá-la. Portanto, um bom suporte garante que, caso haja algum problema, alguém poderá ajudá-lo com rapidez.

Quais cuidados tomar ao contratar um serviço de e-mail corporativo?

Como mencionamos, é muito importante que você tenha um bom espaço de armazenamento. Contudo, esse não é o único aspecto a ser observado na contratação desse tipo de serviço. Saiba mais, a seguir.

1. Alie o e-mail corporativo ao uso de VPNs e protocolos de segurança

Em geral, consultores de TI não recomendam o envio de informações confidenciais por e-mail. Contudo, em caso de necessidade e para que o e-mail corporativo possa ser usado em mais ambientes, recomenda-se que ele seja aliado a soluções de criptografia, protocolos de segurança e VPNs. Isso diminui as chances de alguém obter acesso não autorizado aos dados da empresa.

2. Verifique padrões técnicos

Além do alto desempenho, é preciso que o e-mail corporativo esteja dentro dos padrões técnicos. Isso significa que o serviço precisa obedecer a protocolos de segurança e privacidade.

Alguns deles são:

  • POP: protocolo indicado para baixar e-mails no computador;
  • SMTP: padrão internacional de troca de e-mails por meio do computador;
  • IMAP: responsável pela leitura dos e-mails, sem que seja necessário realizar o download no computador.

3. Contrate um serviço que contenha filtros de SPAM

Os filtros de SPAM garantem confiabilidade para a troca de mensagens em sua empresa. Eles permitem rastrear e filtrar imagens com links maliciosos, conteúdos suspeitos e propagandas não solicitadas.

Um bom gestor de TI pode alimentar o banco de dados do sistema com requisitos que ampliem a capacidade de filtragem.

4. Incentive o uso de senhas complexas

As senhas são o principal método de autenticação dos serviços de e-mail. Para diminuir a vulnerabilidade do sistema, incentive o uso de senhas complexas, com variação de letras maiúsculas e minúsculas, símbolos e números.

O e-mail corporativo é um dos recursos mais importantes para uma organização. Para garantir a credibilidade e a boa performance da sua empresa, conte com uma solução robusta, que ofereça segurança e funcionalidades adaptadas para sua realidade.

Nossa solução de e-mail empresarial possibilita a criação de até 30 caixas postais, com 2GB de armazenamento cada. Em todos os planos, os protocolos de segurança são seguidos a rigor para proteger as informações do seu negócio.

Agora que você sabe como criar e-mail corporativo, entre em contato conosco e conheça nossas soluções para empresas!

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