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Como se preparar para uma conference call?

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Como se preparar para uma conference call?

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A tecnologia e o acesso globalizado à internet trouxeram para as empresas possibilidade de realizar reuniões online, tornando o processo de discussões, brainstorming e mesmo de decisões mais ágil. Saiba como tirar o melhor proveito de suas conference calls.

A evolução da tecnologia foi responsável por diversas mudanças no mundo empresarial. E uma das novidades foi a conference call, que revolucionou a maneira como as reuniões são realizadas. Com ela, não é mais necessário que todas as pessoas estejam no mesmo local ao mesmo tempo. Os participantes podem se reunir numa sala online e conversar.

Como toda mudança, essa também pode trazer certa dificuldade de organização no início de sua implantação. Para que você possa ter sucesso ao adotar esse formato de reunião virtual e torná-la produtiva, reunimos algumas dicas interessantes que irão ajudá-lo no processo de adaptação, mas, primeiro, vamos falar um pouco sobre conference call. Siga conosco e boa leitura!

O que é conference call

Um dos benefícios que a tecnologia e o acesso globalizado à internet trouxeram para as empresas foi a possibilidade de realizar reuniões online por meio de plataformas planejadas especificamente para este fim.

As reuniões virtuais, ou conference calls, podem utilizar recursos audiovisuais, como no caso das videoconferências, em que você vê e fala com seu interlocutor; ou apenas voz e texto. Em ambos os casos, as salas permitem a presença de diversos participantes que podem interagir entre si.

Esse tipo de tecnologia pode ser de grande auxílio para a mobilidade de toda a sua equipe. Com ela, o colaborador, clientes e fornecedores não precisam se deslocar até um local físico e tudo pode ser feito via call. Assim, é possível falar com qualquer um dos players de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora, basta uma boa conexão com a internet e um dispositivo.

Dicas de preparação

Como todo novo paradigma, no início a teleconferência pode apresentar certas dificuldades de adaptação, porém os benefícios e facilidades desse recurso são muitos e vale à pena se preparar e buscar tirar o máximo de produtividade que essa solução pode entregar para o seu negócio. Confira algumas dicas para que você arrase em sua próxima reunião online.

1. Crie uma pauta para a reunião

É comum que reuniões aconteçam sem que seus participantes saibam muito bem o que será discutido ali ou mesmo qual é a razão de estarem se reunindo. Resultado: tempo perdido e poucas soluções encontradas e, como dizem por aí: “tempo é dinheiro”.

Para isso, crie uma pauta para que vocês não percam o foco da discussão. Ela deve ser clara, enxuta e objetiva e deverá ser enviada a todos os participantes anteriormente, para que tenham conhecimento dos assuntos a serem tratados e se prepararem para tal.

2. Marque a reunião com antecedência

Com uma pauta em mãos e um objetivo claro sobre a necessidade da conference call e quais os pontos devem ser abordados, a dinâmica da conversa torna-se mais produtiva, principalmente quando marcadas com antecedência. Desta forma, os participantes podem se preparar adequadamente para os temas, trazendo soluções eficazes para os problemas a serem resolvidos.

Independentemente da prioridade dos assuntos a serem tratados, tenha certeza de que todos sejam avisados em tempo hábil para que se programem e estejam disponíveis para a reunião virtual na data e horário marcados.

3. Elabore uma lista de convidados

Quanto maior a lista de participantes em uma teleconferência, maior o tempo necessário para satisfazer a carência de todos por informação, resultando em perda de tempo. Assim, uma lista enxuta de convidados torna a reunião mais dinâmica e produtiva.

Busque dividir os assuntos por área e emita convites para os principais interessados e responsáveis por cada assunto. Desta maneira, você poderá realizar um número maior de encontros, porém muito mais produtivos e menos desgastantes.

4. Busque as melhores soluções

Existem diversas soluções para a realização de teleconferências que podem ser utilizadas por você quanto quiser marcar uma reunião online. Dentre as principais ferramentas do mercado estão: SkypeHangoutsApper.in e WeBex.

Por sinal, sabia que a a Telepresença Oi utiliza o sistema e tecnologia da WeBex da Cisco, uma das maiores líderes de mercado em desenvolvimento de software e soluções em TI? Aproveite essa parceria e implemente em sua empresa soluções para conference call seguras e inovadoras. 

Para escolher o melhor sistema para as suas necessidades você pode realizar uma avaliação de fatores essenciais, como: quais são suas demandas, as funcionalidades ofertadas por cada solução, opções de suporte, capacidade da sala de conferência, etc.

Busque sempre pela ferramenta mais simples e prática, pois é preciso ter em mente que os participantes também terão acesso à solução e deverão contar com o mínimo de conhecimento sobre ela.

5. Não descuide da imagem

Essa dica vale para todos que participarão da reunião online. Muitas vezes, você poderá estar em casa, em um ambiente mais relaxado, porém, em nenhum momento deve se esquecer de que se trata de um encontro profissional e, sendo assim, deve agir como tal.

Para uma tele ou vídeo conferência bem-sucedida algumas medidas devem ser tomadas para seu bom andamento. Tenha cuidado com a maneira como se veste, não consuma alimentos durante a call, pois pode causar ruídos no microfone, peça a palavra quando quiser compartilhar alguma informação e tenha cuidado com sons externos, como animais e crianças.

6. Esteja online

Deixamos para apresentar a dica mais simples e importante por último: para a realização de uma reunião online de excelência é necessário, acima de tudo, uma boa conexão com a internet, afinal de contas, você não vai querer ser surpreendido durante o fechamento de um grande negócio por um congelamento de tela devido à queda de sinal da internet, não é mesmo?

O fluxo contínuo das interações é o que determina o sucesso de uma conference call e, para isso, sua internet e a dos outros participantes deve ser excelente e não apresentar falhas recorrentes. Situações como essa podem até mesmo inviabilizar a ocorrência da reunião.

Além disso, uma oferta de telefonia de dados móveis de qualidade permite que seus colaboradores tenham maior mobilidade e disponibilidade para participar de videoconferências de qualquer lugar, sem depender de infraestruturas locais de internet.

Na Oi pra Empresas você encontra diversos planos empresariais que contam com internet banda larga, telefonia fixa e móvel, além de plano de dados que podem ser o diferencial na hora de manter uma conference call de qualidade e fechar negócios de valor. Além disso, contamos a Telepresença Oi, um software para salas virtuais hospedadas na nuvem. integrada à  aplicação líder de mercado, a Cisco Webex Meeting Center, que permite o acesso seguro à sala virtual pessoal, a qualquer hora.

Com a solução, é possível realizar chamadas de terminais de videoconferência, sem a necessidade de mobilizar recursos financeiros para a aquisição de equipamentos de infraestrutura e nem de licenças de atualização de firmware. A Oi oferece o serviço com um portfólio completo de equipamentos Cisco, para qualquer tipo de reunião.

Conheça as ofertas Oi pra Empresas e e surpreenda-se!

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