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Acúmulo de função: como evitar esse mal entre empreendedores?

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Acúmulo de função: como evitar esse mal entre empreendedores?

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O acúmulo de função faz parte da rotina de um número significativo de empreendedores. Afinal, nem todos podem contar com um time estruturado, sobretudo quando a empresa é pequena. Portanto, no contexto de uma equipe enxuta, os gestores devem estabelecer mecanismos que auxiliem na otimização das demandas.

Além de provocar problemas no controle das tarefas, o acúmulo de funções é altamente prejudicial à saúde. Pensando na importância desse tema, preparamos este artigo para ajudar você a gerenciar melhor as atividades e rotinas empresariais. Assim, você evita dores de cabeça e contratempos desnecessários. Acompanhe!

O que é gestão empresarial?

A gestão empresarial nada mais é do que um sistema de organização que envolve o gerenciamento de recursos, processos e pessoas.

A metodologia leva em conta as definições políticas e administrativas da organização e cumpre o papel de ajudar a empresa a alcançar metas e objetivos, sem desmerecer o fator humano, uma vez que a intenção é desenvolver o potencial da liderança e estimular o engajamento e a cooperação dos colaboradores.

No cotidiano das pequenas e médias empresas, principalmente, ela é importante por trazer novas perspectivas e capital intelectual para o negócio, que precisa ampliar a participação da equipe a fim de não sobrecarregar o empreendedor e otimizar a rotina de trabalho.

Afinal, é corriqueiro encontramos donos de pequenos negócios assumindo tarefas além de sua capacidade de trabalho. Além disso, quando o gestor acumula muitas tarefas operacionais, acaba não sobrando tempo adequado para análises detalhadas voltadas para decisões estratégicas — e que só podem ser exercidas por ele.

Nesse sentido, a implementação de uma gestão empresarial eficiente fortalece a liderança e ainda ajuda a estreitar o relacionamento com os colaboradores, uma vez que a criação de uma cultura orientada a resultados contribui para a elevação do índice de produtividade sem prejudicar as pessoas.

Como aplicar a gestão empresarial?

Gerir uma empresa não é uma tarefa tão simples, pois cada empreendimento apresenta suas particularidades. Logo, não há uma receita pronta. Apesar disso, três elementos são fundamentais para você identificar os processos que precisam ser melhorados: pessoas, dinheiro e tempo.

Por exemplo, se você tem uma pequena empresa com um time enxuto de 10 pessoas, dificilmente ela vai ter um departamento de RH para fazer o fechamento de ponto do pessoal, certo? Então, vamos supor que para conferir planilhas, registrar atrasos e faltas, recolher justificativas, entre outros procedimentos, você gaste, em média, 2h30.

Por absorver um tempo significativo na execução, esse é um tipo de tarefa que merece atenção. Nesse caso, um sistema online de fechamento de ponto pode ser uma solução adequada para tirar essa responsabilidade das suas mãos e liberar um tempo considerável para você realizar outras atividades.

No quesito dinheiro, os softwares de gestão ajudam muito a controlar a rotina financeira. Por meio deles é possível cadastrar as contas a pagar, controlar o fluxo de caixa, emitir boletos, sincronizar lançamentos com o banco, controlar estoque, realizar conciliação bancária, entre outras facilidades.

Enfim, as ferramentas tecnológicas tornam a realização das demandas mais prática e eficiente e, portanto, facilitam o trabalho da equipe e ainda reduzem, consideravelmente, as chances de erros e retrabalhos.

Qual é a diferença entre acúmulo e desvio de função?

A função é constituída por um conjunto de atribuições, direitos e deveres que um colaborador tem ao desempenhar sua atividade profissional. O acúmulo de função está relacionado à violação de direitos e negligência de normas estabelecidas por autoridades competentes.

Por exemplo, pode ser caracterizada como acúmulo de função uma situação em que um arquiteto é contratado para exercer a função de gerente de projetos, além de atuar como arquiteto.

Já o desvio de função acontece quando o empregador solicita a execução de demandas que não estão de acordo com o grupo de atividades atribuídas pela categoria a qual o funcionário pertence. Em outras palavras, é quando alguém é contratado para um cargo mas atua em outro, por imposição do gestor.

Um exemplo disso é um profissional contratado como pedreiro e que, na prática, exerce o ofício de mestre de obras — sem receber por isso.

Como evitar o acúmulo de função?

O Brasil já ocupou o segundo lugar entre os países com mais pessoas estressadas no mundo. As longas jornadas, o acúmulo de tarefas, assim como a tensão no ambiente de trabalho, foram apontados entre os motivos desencadeadores da doença.

Como medida para evitar que isso não atinja a sua organização, procure inserir a gestão empresarial no controle de tarefas administrativas e operacionais. Ela vai ajudar a corrigir o curso caso o empreendedor tenha assumido tarefas em excesso.

Tenha sempre em mente que a falta de equilíbrio na divisão das demandas tende a ser uma situação prejudicial — inclusive para a saúde dos empresários.

Por que delegar tarefas é importante?

Delegar tarefas é uma forma de fazer o empreendimento crescer de forma saudável, sem estresse ou acúmulo de função.

Além disso, ela dá a chance para o empreendedor assumir a sua posição estratégica e fundamental para a empresa. Ou seja, é o caminho para ele deixar de ser o empregado do próprio negócio.

Como delegar tarefas da forma correta?

É claro que designar uma atividade não é das missões a mais simples. Porém esse tipo de exercício é necessário para obter resultados melhores. Então, dialogue e envolva a equipe, expondo todas as informações possíveis, a fim de que as metas coletivas e individuais possam ser cumpridas harmoniosamente. Para não ter erro:

  • Estabeleça padrões no processo de seleção;
  • Conheça o perfil de cada profissional;
  • Defina os objetivos;
  • Compartilhe as informações;
  • Crie planos de desenvolvimento individual;
  • Defina indicadores para avaliar o desempenho;
  • Priorize os planos estratégicos;
  • Busque atualização para se tornar um líder eficiente.

É preciso se atentar para o que diz os termos da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), uma vez que a não observação dos parâmetros pode gerar transtornos legais. Para evitá-los, é imprescindível que você fique por dentro da Classificação Brasileira de Ocupações (CBO), elaborada pelo Ministério do Trabalho (MTE), pois nela constam as especificação de cada atividade. Além disso:

  • Busque auxílio de advogados trabalhistas, consultorias, auditorias;
  • Implemente uma gestão de formalização dos procedimentos;
  • Tenha atenção ao elaborar as minutas do contrato;
  • Fiscalize as atividades dos profissionais e interpele-os, caso fujam do que foi acordado.

O acúmulo de função, além de ser prejudicial para empreendimento em termos gestão de tarefas, também prejudica a saúde. A rotina diária nas pequenas empresas é desafiadora e, por isso mesmo, é imprescindível que o empreendedor adote métodos de otimização e saiba delegar tarefas, até mesmo para que ele possa liderar de uma maneira melhor.

Este artigo ajudou você a entender como acúmulo de função pode ser prejudicial? Viu como isso causa impactos negativos na rotina operacional e na saúde? Quer obter outros conhecimentos sobre gestão? Então, assine a nossa newsletter para receber as novidades.

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