Quem é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica? Como fazer?

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Quem é obrigado a emitir nota fiscal eletrônica? Como fazer?

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Emitir nota fiscal eletrônica já é obrigatório para a maior parte das empresas brasileiras. É o documento referente a todas as operações comerciais realizadas, de empresas para empresas ou para consumidores. Sua finalidade é garantir que os impostos e tributos devidos a cada venda sejam apurados, garantindo o recolhimento dos tributos.

Você, pequeno empresário, é diretamente beneficiado pela digitalização do processo de emissão de notas. Diversas obrigações acessórias e autorizações são dispensadas, como a Autorização para Impressão de Documentos Fiscais (AIDF). Ela colabora, ainda, para o fim do acúmulo de papel na sua empresa e para a minimização de erros na escrituração.

Saber como emitir nota fiscal eletrônica, em resumo, garante sua tranquilidade e evita multas. Você conhece os procedimentos para dar conta dessa tarefa? Confira o passo a passo que preparamos!

Tipos de empresas obrigadas a emitir nota fiscal eletrônica

Desde 2006, quando foi implementada, a NF-e, como é mais conhecida, foi gradativamente expandida e, hoje, poucos negócios estão 100% dispensados de sua emissão. Até mesmo Microempreendedores Individuais (MEI) podem, se assim desejarem, cobrir a venda de seus produtos e serviços com esse tipo de nota.

No entanto, é preciso considerar que a NF-e é um documento cuja emissão ainda não é totalmente compulsória, dependendo do município e estado onde sua empresa está localizada. Sendo assim, é importante certificar-se. O ideal é consultar o Portal da Nota Fiscal Eletrônica, o da Receita Federal e o da Sefaz de seu estado e município de origem.

Com a obrigatoriedade confirmada, sua empresa deverá emitir, necessariamente, pelo menos um dos seguintes tipos de nota:

  • NF-e — versão mais abrangente da nota fiscal e que cobre operações de venda, compra, devolução ou retorno de mercadorias, bem como operações de importação e exportação;
  • NFS-e — Nota Fiscal de Serviços Eletrônica, de uso exclusivo de prestadores;
  • NFC-e — Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica, emitida por empresas varejistas;
  • CT-e — Conhecimento de Transporte Eletrônico, obrigatório para empresas de transporte de cargas.

Ou seja, o que vai determinar que nota fiscal será emitida é o tipo de produto vendido ou serviço prestado. Por isso, ao seguir os passos descritos nos próximos tópicos, tenha sempre em vista a Classificação Nacional de Atividades Econômicas (CNAE). Lembre-se também de verificar com o seu contador a situação fiscal do seu negócio perante a Receita Federal.

Como emitir nota fiscal eletrônica?

1. Obtenha o certificado digital

Na antiga nota fiscal em papel, a validade do documento era garantida pela impressão do nome da empresa, seu CNPJ, inscrição municipal e outros dados cadastrais, além da chancela da Sefaz. Com o advento do emissor NF-e, a nota passou a ser validada também em formato virtual por meio do certificado digital — também conhecido como assinatura eletrônica.

Sem essa marca, as notas emitidas não terão consistência, portanto, serão inválidas. Sua aquisição é realizada por meio de uma Autoridade Certificadora credenciada pela ICP, a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Esse é um serviço pago, renovado periodicamente, e é prestado por empresas como DigitalSign, Certisign, Serasa e Valid.

2. Credencie-se na Sefaz

A emissão de NFC-e, a nota ao consumidor, exige o cadastro na Secretaria de Estado de Fazenda. Já para emitir NFS-e, a nota de serviços, será necessário o cadastro na prefeitura.

Os procedimentos, documentação e possíveis locais onde as inscrições são feitas variam, já que cada um dos 27 estados e 5.570 municípios brasileiros têm suas próprias regras. Normalmente, o processo é rápido e suas etapas são descritas nos respectivos sites dos órgãos públicos fazendários.

Uma dica valiosa para o momento de fazer o cadastro é optar por emitir notas em regime de homologação. Essa é uma condição que permite que sua empresa lance notas em caráter não definitivo, funcionando como uma espécie de fase de testes.

Quando tiver dominado os procedimentos, você poderá mudar para o regime de produção — no qual eventuais erros no envio de notas podem até acarretar sanções por parte do fisco.

3. Tenha um software emissor

Já que a nota é totalmente digital, sua emissão deve ser feita por intermédio de um software apropriado. A vantagem é que, diferentemente dos antigos equipamentos de emissão de notas, esses programas podem ser utilizados sem necessidade de licenças ou autorizações especiais. Basta ter um computador com acesso à internet, fazer o download e começar a usar.

A escolha do software deve ser pautada pelas demandas do seu negócio. Um programa gratuito pode ser a opção mais econômica; no entanto, considere que esses são softwares mais limitados, sem ferramentas que podem ser fundamentais para a eficiência da sua gestão empresarial.

Entre as principais alternativas gratuitas, temos:

Já entre as opções pagas, destacam-se:

  • ContaAzul;
  • Sage One;
  • VHSYS;
  • GestãoClick.

4. Emita a nota

A partir do cumprimento de todas as etapas e da aquisição do software de emissão, é hora de emitir a nota propriamente dita. O procedimento vai variar, dependendo do programa utilizado.

Nos gratuitos, o preenchimento da nota costuma ser manual, o que, certamente, representa um trabalho a mais. Isso inclui o armazenamento correto do arquivo XML da nota fiscal, cuja manutenção por cinco anos é obrigatória, já que comprova operações anteriores.

Em softwares mais robustos, sua margem de erro é reduzida a quase zero, uma vez que o preenchimento é automático. Notas com erros de preenchimento podem dar origem a problemas com o fisco e gerar multas pesadas. Portanto, é recomendável investir em um software pago para ganhar em agilidade e segurança.

É preciso estar atento, já que todo consumidor, ao consultar a DANFE, pode constatar irregularidades e expor sua empresa à fiscalização. Esta é a utilidade do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica: ser uma garantia de que suas notas estão em conformidade em relação aos critérios exigidos.

Um ponto muito importante a ser destacado é que sua empresa precisará de conexão à internet para garantir a transmissão dos dados. Isso evita a emissão de nota em regime de contingência offline, que pode expor o procedimento a erros. Portanto, é ideal ter um plano de internet empresarial projetado para a realidade das PMEs.

A nota online é um avanço recente no sistema tributário brasileiro e emitir Nota Fiscal Eletrônica corretamente, no fim das contas, significa mais tranquilidade para todos, principalmente para a sua empresa.

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