O que é fluxo de caixa? Entenda e cuide da sua empresa

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O que é fluxo de caixa? Entenda e cuide da sua empresa

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Fluxo de caixa, capital de giro… muitos desses termos são novidade para empreendedores que se lançam no mercado e o cuidado com a administração financeira de qualquer empreendimento é fundamental para seu sucesso. Conheça esses termos e aprenda a gerir as finanças do seu negócio.

Você trabalha pesado, conquista novos clientes e sua a camisa para manter seus antigos consumidores, mas quando chega o final do mês percebe que as contas não fecham e que recebe menos do que precisa para se manter? Pois saiba que você não é o único.

Quem tem um negócio próprio precisa ter muita atenção ao fluxo de caixa da empresa. Boa parte dos problemas que apontamos podem ser solucionados com a organização e o controle de todos os valores que entram e saem no dia a dia do seu empreendimento.

Não sabe por onde começar? Fique tranquilo! Neste post, vamos explicar o que é fluxo de caixa e por que é tão importante fazer esse controle na sua empresa. Confira!

O conceito de fluxo de caixa

O fluxo de caixa é o registro básico de entrada (receitas) e saída (despesas) de valores, durante um período (diário, semanal, mensal…), em uma empresa. O objetivo desse controle é administrar o saldo disponível em caixa utilizado como capital de giro na operação do negócio.

Capital de Giro

Trata-se do montante necessário para manter seu negócio funcionando. São os valores que você necessita para deixar seu estoque em dia, ou para comprar materiais utilizados na confecção do seu produto (quem faz doces, por exemplo, precisa de dinheiro para comprar ovos, açúcar, farinha, etc.), pagar o salário dos funcionários, o aluguel de sua loja, entre outros gastos.

O fluxo de caixa no dia a dia

O cuidado com a administração financeira de qualquer empreendimento — seja ele micro, pequeno, médio ou grande — é condição fundamental para alcançar o sucesso. Assim, o controle de entradas e saídas de valores é a base para planejar, por exemplo, novos investimentos, necessidades de cortes de custos e o volume de reposição de estoques e matérias-primas.

Dessa forma, o controle do fluxo de caixa permite que você saiba:

  • Se há dinheiro disponível para o futuro;
  • Quando é possível oferecer diferentes prazos de pagamento para os clientes;
  • Quando há a necessidade de negociar prazos de pagamento com fornecedores;
  • Se é preciso pedir crédito extra para manter sua operação.

Tornando ao exemplo dos doces, imagine que você abriu uma empresa que vende tortas e doces para festas. Com o capital inicial de R$ 500,00 foi possível comprar os insumos iniciais, ou seja, os materiais necessários para produzir a primeira entrega: embalagens, chocolate, açúcar, etc. Os seus fornecedores deram-lhe 30 dias para pagar por todos os itens adquiridos.

Para conquisar o primeiro cliente, sua empresa foi bem camarada: cobrou R$1.000,00 e parcelou o pagamento em três cheques pré-datados de 30, 60 e 90 dias. Parece um bom negócio, certo? Afinal, você conseguiu transformar R$ 500,00 em R$ 1.000,00.

Contudo, aí está o perigo! Sua empresa deverá pagar os R$ 500,00 em 30 dias aos fornecedores, porém nesse mesmo período terá recebido apenas R$ 333,33 do cliente. Lembre-se de que no final do mês ainda existirão despesas fixas como água, luz, gás — o que aumentará seu saldo negativo.

Sem dinheiro em caixa, a diferença após os primeiros 30 dias será de menos R$ 166,67, sem contar as despesas fixas. O valor pode parecer baixo, mas imagine esse cenário com um alto volume de vendas, como ocorre normalmente ao longo de um mês. Nesse caso, sua empresa deverá fazer um corte de custos significativo ou então ficará cada vez mais difícil manter o funcionamento.

Como fazer o fluxo de caixa

Antes de entender como fazer o fluxo de caixa, é preciso alertar que a administração da movimentação financeira exige do empresário organização e disciplina. O registro e a atualização das informações devem ocorrer diariamente e precisam ser encarados como uma tarefa tão importante quanto atender aos clientes. Afinal, o fluxo de caixa será a ferramenta que dará suporte para tudo o que você decidir sobre a administração do seu negócio.

Escolha onde organizar as planilhas de controle financeiro

Há várias ferramentas que auxiliam o administrador a organizar, atualizar e controlar as finanças da empresa. A mais conhecida é o Excel, que permite a criação de planilhas de fluxo de caixa com funções simples ou complexas.

Para quem já sabe utilizar esse software, existem vários modelos de planilhas financeiras na internet que podem ser baixados e editados conforme a realidade do seu negócio. O lado negativo, contudo, é para quem não possui familiaridade com a ferramenta. O programa não é tão simples e, se você ainda não o conhece, precisará estudar um pouco para entender seu funcionamento e funcionalidades.

Outra opção são os softwares de gestão online, como o QuickBook Zero Paper, o Conta Azul e o Controlle. Embora as versões profissionais sejam pagas, a grande vantagem desses programas é sua adaptação ao tamanho da sua empresa.

Você pode utilizar esses programas e aproveitar todos os seus benefícios, não importa se você é um profissional autônomo, um microempreendedor individual ou o dono de um pequeno estabelecimento comercial.

Crie categorias de entradas e saídas

Após definir que software será utilizado, é hora de criar categorias de entradas e saída de valores. O fluxo será dividido, basicamente, em três grandes grupos:

  • Saldo;
  • Recebimentos;
  • Pagamentos.

Em cada um deles é possível criar subgrupos, conforme a necessidade e o grau de complexidade da sua empresa. O importante é estabelecer divisões que sejam de fácil compreensão para você.

Por exemplo: é possível dividir os recebimentos em:

  • Vendas diárias de produtos (refrigerantes, bolos, doces, salgados);
  • Entrada de empréstimos (se for o caso).

Já nos pagamentos, registre por:

  • Fornecedor;
  • Todos os investimentos realizados;
  • Impostos pagos;
  • Gastos fixos, como aluguel, água, luz, celular, internet.

A importância do controle de caixa diário

entrada e saída em fluxo de caixa

A atualização de compras e vendas em estabelecimentos comerciais deve ser realizada diariamente, com o fechamento de caixa. O encerramento mensal também é indispensável.

A correta administração do fluxo de caixa fornece respostas importantes para os questionamentos diários que surgem durante a operação de uma empresa. Com as informações corretas e atualizadas, o empreendedor consegue definir se alguma despesa precisa ser cortada ou se há condições de realizar um empréstimo no banco para investir no negócio.

Faça o fluxo de caixa projetado

Projetar o fluxo de caixa passa a ser imprescindível ao empreendedor a partir do momento em que sua empresa começar a aceitar pagamentos a prazo. Lembra do exemplo no início do texto?

É a projeção do fluxo de caixa que fornece as informações para que o empreendedor não fique sem capital de giro. Sem essa organização, o administrador não saberá quais são as melhores datas para pagamento de fornecedores nem quantas parcelas poderá oferecer para as compras dos clientes.

Assim, você realiza o lançamento de receitas e despesas futuras (o que você vai pagar e receber em um, dois, três meses, etc.) e prevê quais ações deve tomar para manter a saúde financeira do negócio.

Monte projeções otimistas e pessimistas de recebimentos e pagamentos, pois assim estará preparado tanto para os casos de sucesso quanto de adversidades.  A perfeita saúde financeira do empreendimento permite a estabilidade e o crescimento do seu negócio, além de prepará-lo para atravessar momentos de crise.

Agora que você já conhece o que é fluxo de caixa e sabe como pode começar a controlá-lo, que tal conhecer 16 ferramentas indispensáveis para empreendedores? Clique no link e descubra!

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