Fechado para balanço: tudo sobre contabilidade para empreendedores

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Fechado para balanço: tudo sobre contabilidade para empreendedores

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Entre os itens que você considera mais importantes para o sucesso de um negócio, em que posição colocaria os cuidados com as finanças?

A contabilidade é um dos aspectos mais importantes de uma empresa, e também um dos que mais geram dúvidas entre empreendedores. Afinal, além de se ocuparem em conhecer tudo sobre a sua área de atuação, eles também precisam entender como vender seus produtos e serviços.

Se você quer entender como funciona a contabilidade, como fazer o balanço patrimonial e, finalmente, dominar a expressão “fechado para balanço”, acompanhe as dicas que reunimos neste post!

A importância de um sistema de contabilidade na empresa

Nenhuma empresa opera bem sem uma gestão financeira eficiente. Nesse sentido, a contabilidade é entendida como a ciência que estuda as variações quantitativas e qualitativas que ocorrem no conjunto de bens, obrigações e direitos de qualquer entidade, seja ela uma pessoa jurídica ou física.

Por isso, todas as movimentações relativas a dinheiro e valores são registradas por um setor da empresa responsável por organizar essas informações em relatórios, demonstrativos e balanços. Esses dados fornecem informações úteis para tomadas de decisões mais precisas, contribuindo para o crescimento da companhia.

Para registrar relatórios, a contabilidade usa a escrituração. Ali, os documentos são lançados nos chamados livros contábeis.

“Fechado para balanço”: o que é balanço patrimonial?

Essa é uma expressão da área comercial para os dias em que o estabelecimento fecha as portas para que a equipe interna faça a contagem dos produtos e mercadorias, conferindo o estoque. Ele ocorre, pelo menos, uma vez ao ano.

O balanço patrimonial, ou balanço contábil, é um dos relatórios de gestão mais importantes de uma empresa, embora seja, frequentemente, negligenciado.

Mas como ele auxilia o empreendedor, afinal de contas? Bem, o balanço patrimonial representa todos os registros contábeis para que você possa utilizá-los.

Organizando e classificando as informações em blocos, esse documento permite que você entenda as fontes de recursos para investimentos, tenha uma posição sobre o patrimônio da sua companhia, observe a evolução para se planejar para o futuro, dê lastro ao pagamento de dividendos aos sócios, faça o Planejamento Tributário e dê esclarecimentos aos stakeholders.

Como fazer o balanço patrimonial?

Para demonstrar um balanço patrimonial, você precisa listar todos os valores investidos e pertencentes à empresa (os chamados ativos) de um lado e as dívidas e débitos (os passivos) do outro.

O que são ativos?

Os ativos devem ser divididos em duas categorias: circulantes e não circulantes. Essas categorias baseiam-se na liquidez dos itens. Quanto maior a circulação e a conversão em dinheiro, mais líquido o ativo é.

São considerados ativos circulantes os depósitos em conta corrente, o dinheiro disponível em caixa, contas a receber, investimentos de curto prazo, impostos a serem recuperados, estoques etc.

Os ativos não circulantes são os obtidos em longo prazo, como móveis, imóveis, ativos intangíveis (processos, patentes, pesquisas, marca), dívidas a receber, crédito com sócios, entre outros.

O que são passivos?

Trata-se de obrigações, ou seja, despesas da empresa. São as contas a pagar para fornecedores ou governo, por exemplo. Os passivos também são classificados pelo critério de liquidez, e por isso, subdivididos em circulantes e não circulantes.

E o patrimônio líquido?

O resultado do balanço patrimonial mostra o patrimônio líquido da empresa, ou seja, o capital social que ela tem e todas as reservas. Ele pode ser obtido por esta fórmula simples: Ativo – Passivo = Patrimônio Líquido.

Para que essas operações sejam facilitadas, é preciso manter os registros bem organizados, conforme mostraremos adiante!

Quais são os aspectos essenciais da contabilidade para empreendedores?

Agora que você sabe um pouco mais sobre a importância da contabilidade para o sucesso da sua empresa, está na hora de dominar alguns termos essenciais da área. Confira algumas dicas nos próximos tópicos.

Familiarize-se com os livros contábeis

O Código Comercial Brasileiro determina que todos os comerciantes devem ter uma contabilidade. Essa escrituração deve seguir um padrão, de modo que todos os livros destinados a este fim sejam armazenados até a prescrição do prazo de validade.

Alguns dos tipos de livros mais aplicados para essa função são:

  • Livro Razão;
  • Livro Caixa;
  • Livro Diário;
  • Livro Auxiliar ou de Contas Correntes;
  • Livro de Registro de Duplicatas.

Todos os documentos devem ser enviados ao contador, de modo que ele providencie os registros nos livros, apurando os impostos e contribuições.

Organize-se

Um dos segredos da boa contabilidade é a atenção aos detalhes. Seja minucioso ao registrar os gastos e lucros da sua empresa — isso é o que permite que você tenha real noção das finanças do seu negócio.

Mantenha as tabelas e sistemas de gestão atualizados com todas as informações sobre gastos e contas a serem pagas. Isso minimiza a chance de prazos serem esquecidos e dívidas serem geradas.

Antes de investir em um software de contabilidade complexo, procure entender quais métodos de organização funcionam para você e sua equipe. Se as tabelas preenchidas no final do dia proporcionam uma visualização efetiva do que foi gasto e do que foi recebido, ótimo! O importante é que as informações possam ser encontradas com facilidade.

E tenha em mente que, à medida que a sua empresa cresce, os dados armazenados passam a demandar uma organização mais sofisticada.

Tenha atenção ao fluxo de caixa

fluxo de caixa (ou cash flow) é uma ferramenta de gestão que monitora as movimentações financeiras de uma empresa em um certo período. Trata-se do controle do que entra e do que sai de dinheiro do caixa da empresa.

A análise desse fluxo deve ser feita diariamente, de modo que você tenha noção exata de como anda o fluxo de capital do seu empreendimento.

Separe as saídas e entradas de dinheiro em caixa por categorias. As saídas, por exemplo, podem ser subdivididas em despesas administrativas, parcelamento de dívidas e investimentos, pagamento de fornecedores, entre outros.

Fique atento ao seu orçamento. Verifique quais são seus gastos futuros, procurando entender como cada nova compra ou investimento fará diferença em seus rendimentos.

Documentos que requerem atenção

Todos os documentos de uma empresa devem ser armazenados e enviados para a contabilidade. Isso é o que permite que as operações sejam justificadas e comprovadas. Alguns destes documentos são:

  • Notas fiscais de compra e venda de matéria-prima e/ou serviço;
  • Folhas de pagamento;
  • Documentos expedidos por tabelionatos e cartórios;
  • Pró-labore;
  • Registros de financiamentos e empréstimos;
  • Extratos de movimentação de instituições bancárias.

Considere contratar um escritório de contabilidade

Um escritório de contabilidade competente será um dos maiores aliados para o crescimento do seu negócio. Afinal, é ele que auxilia na legalização e comprimento das suas obrigações fiscais.

Um bom escritório de contabilidade vai avaliar o número de funcionários, os serviços prestados e o enquadramento da sua empresa para definir de quais serviços você precisa. Entre eles, estão: apuração de impostos, alterações contratuais, assessoria contábil, folha de pagamento etc.

Quem atua como MEI não precisa contratar um contador, mas pode contar com os serviços gratuitos que alguns escritórios de contabilidade oferecem para a elaboração da primeira declaração anual.

Se você pretende migrar para o Simples Nacional, pode ser interessante começar a investir em serviços de contabilidade para o seu segmento.

Desmistificando alguns termos, a contabilidade parece até mais simples, não é mesmo?

Agora que você já sabe a importância da contabilidade e como agir quando o seu negócio estiver fechado para balanço, confira o que nós preparamos sobre o fluxo de caixa para você cuidar melhor do seu negócio.

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