Controle de estoque: conheça as principais boas práticas

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Controle de estoque: conheça as principais boas práticas

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O controle de estoque, quando realizado de maneira correta, pode reduzir bastante os custos e evitar desperdícios.  Existem diversas soluções e metodologias que podem ajudá-lo a alavancar suas vendas e economizar. Confira algumas delas neste post.

Em pequenas e médias empresas, a figura do gestor costuma acumular várias atividades administrativas e, com isso, algumas áreas acabam ficando descobertas de atenção e gestão. Um dos setores que sofrem com essa falta de supervisão é o controle de estoque.

Grande parte dos ativos de uma empresa se encontra nesse departamento, e mantê-lo funcionando adequadamente nem sempre é fácil. Realizar um controle de estoque eficaz pode ser um diferencial na hora de lidar com os desafios impostos pelo mercado.

Neste post, vamos mostrar o que é controle de estoque e sua importância no dia a dia da empresa. Também apresentaremos as principais boas práticas que irão auxiliar você no melhor gerenciamento de suas mercadorias.

O que é controle de estoque?

Podemos conceituar o controle de estoque como um processo de gestão utilizado para controlar a entrada e a saída de mercadorias de uma determinada empresa. Algumas das informações relevantes para tal controle são:

  • Dia, mês e ano em que o produto foi adquirido;
  • Prazo de validade;
  • Valor unitário;
  • Quantidade do item ou da matéria-prima existente no estoque;
  • Soma total do produto final;
  • Empresa e/ou pessoa responsável pelo fornecimento de um produto.

Criar um controle de estoque é fundamental para que você tenha uma boa gestão de todos os seus ativos. Imagine a seguinte situação: você é proprietário de uma confeitaria e recebe um pedido de torta de limão. Ao buscar os ingredientes em seu estoque, você percebe que não tem limão e que a farinha que iria utilizar está vencida. Desastroso, não?

Por meio de boas práticas, é possível realizar um rigoroso controle no seu estoque e fazer com que esse tipo de situação seja evitada ou, pelo menos, minimizada. Se você vende tortas de limão, poderá verificar, a todo o tempo, a disponibilidade dos ingredientes necessários para a produção desse item.

De um modo geral, segmentos que trabalham com mercadorias perecíveis carecem de atenção especial e contam com regulações próprias. O gênero alimentício, por exemplo, necessita de um controle de estoque diferenciado, assim como o estoque de remédios e produtos químicos.

Quais são as boas práticas para o controle de estoque?

Para ter um controle de estoque eficaz, é importante lançar mão de boas práticas de gestão voltadas para essa atividade. Assim, reunimos uma lista com algumas dicas que poderão ajudá-lo a melhorar o seu gerenciamento de estoque. Confira:

Preze pela organização

A utilização de padrões é a melhor maneira de manter seu estoque organizado, pois ajuda na hora de verificar falhas em seus processos de entrada e saída de mercadorias.

A palavra-chave aqui é simplicidade. Evite padrões complicados que só você entende e em nada ajudam no trabalho de seus colaboradores. Uma dica é criar subdivisões dentro dos setores para lidar com as especificações dos produtos. Também é interessante inserir códigos de fácil entendimento que facilitam a busca de mercadorias dentro do estoque, como cores, por exemplo.

Além disso, é importante analisar as saídas. De nada adianta produzir ou adquirir grande quantidade de ingredientes para produtos que não têm muita demanda, pois é bem provável que essas mercadorias acabem perecendo.

Defina processos de trabalho

Além de organizar seus itens, é necessário também definir um padrão para os processos utilizados na rotina do estoque. Ao criar regras claras para realização de pedidos, você garante que seus vendedores e estoquistas se comuniquem de maneira mais simples. A elaboração de relatórios sobre os itens do estoque permite que a rotina de trabalho e de produtividade seja otimizada, além de evitar desperdícios.

Estabeleça as quantidades

Indo mais afundo, na gestão de um estoque é importante estar atento às quantidades de produtos e às matérias-primas armazenadas. Para reduzir custos e não deixar de atender a pedidos, é necessário trabalhar com quantidades mínimas sempre. Esse mínimo disponível também é chamado de “ponto de pedido” e, para ter uma ideia de quanto seria essa quantidade, você pode analisar algumas questões:

  • Fluxo de saída do produto — mercadorias que saem mais devem ter um ponto de pedido maior;
  • Tempo de entrega do fornecedor — alguns produtos podem demorar para serem entregues pelo fornecedor e isso deve ser levado em conta;
  • Preço por quantidade — existem artigos que podem apresentar formas de pagamento mais vantajosas ou descontos em compras de maior volume;
  • Custos de manutenção —são itens que podem sofrer danos ou estragar durante o armazenamento, logo, manter um ponto de pedido alto desses produtos pode não ser uma boa ideia.

Faça um inventário

Você tem total conhecimento de todos os itens existentes dentro do seu estoque? Um ponto crucial para iniciar um bom gerenciamento é conhecer tudo o que tem armazenado em sua empresa atualmente.

Esse inventário deve conter as mercadorias armazenadas, suas datas de entrada e saída e o fluxo de produtos. Para que seu uso atenda a sua demanda, é necessário que você atualize esse inventário com frequência. Ele auxiliará na prevenção de erros futuros e será o início da política de gerenciamento de estoque na sua empresa.

Com esses dados, você pode realizar todo o fluxo de entrada e saída de ingredientes e artigos finais. Uma forma simples de fazer esse tipo de controle é criar duas listas: uma com seus produtos e outra, incluindo o nome do fornecedor, com os itens necessários para a sua produção.

Ao lado de cada item, coloque as quantidades e atualize esses números sempre que utilizá-los e reabastecê-los. Acrescentar preços à sua tabela de itens por fornecedor também é uma boa ideia.

Controle constantemente

Um estoque funcional e bem gerenciado é baseado no controle constante. Com a tecnologia que dispomos atualmente, esse controle não precisa mais ser feito por meio de livros ou fichas e você nem precisa gastar muito para ter acesso a uma ferramenta como essas.

Um software de gestão de estoque é uma solução eficiente para controlar constantemente seus insumos. Por meio de planilhas de Excel e apps de controle de estoque, também é possível realizar uma boa administração de tais recursos.

O custo de um sistema como esse pode ficar ainda menor ao optar por soluções de computação em nuvem, que não necessitam de infraestrutura de TI local para serem implantadas. Basta um bom plano de internet empresarial e um computador. Caso prefira utilizar aplicativos de gestão, você também pode controlar todo o seu estoque do seu smartphone.

Quais são as metodologias de controle?

Rapaz faz controle de estoque

Com o intuito de otimizar essa tarefa, alguns métodos para o controle de estoque podem ser utilizados em combinação com as boas práticas.

FIFO (First In First Out) ou PEPS (Primeiro a Entrar Primeiro a Sair)

O primeiro que entra é o primeiro que sai. Esse modelo de gestão é utilizado principalmente com gêneros alimentícios, como o exemplo da torta de limão, que tem curto prazo de validade. Dessa maneira, os itens que estão armazenados há mais tempo saem antes, evitando desperdícios.

LIFO (Last In First Out) UEPS (Último a Entrar Primeiro a Sair)

O último a entrar é o primeiro a sair. Essa metodologia é aplicada a produtos que não contam com prazo de validade e têm pouca rotatividade no estoque. Assim, por questão de logística, os últimos itens adquiridos podem sair primeiro.

FEFO (First Expire First Out) PVPS (Primeiro que Vence é o Primeiro que Sai)

Aqui, o primeiro a vencer será o primeiro a sair. Esse modelo é utilizado para produtos com vida útil muito curta, como laticínios, que estragam rapidamente e têm alto giro no estoque.

Uma boa dica é manter um bom relacionamento com seus fornecedores, inclusive, com troca de informações online para facilitar a sua gestão de estoque. E lembre-se: evite realizar compras em excesso de produtos alimentícios ou qualquer outro item perecível.

O controle de estoque, quando realizado de maneira correta, pode reduzir bastante os custos em sua empresa, evitando desperdícios.  Existem diversas outras soluções e metodologias que podem ajudá-lo a alavancar suas vendas e economizar.

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