Conheça o sistema ERP e as vantagens de ter um na sua empresa

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Conheça o sistema ERP e as vantagens de ter um na sua empresa

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Quando as planilhas de Excel já não são mais o suficiente para dar andamento adequado às análises e operações, automatizar os processos internos pode melhorar o fluxo de comunicação, diminuir o retrabalho e garantir a tomada de decisão baseada em informações confiáveis. 

Com o aumento das demandas e da complexidade dos processos, esses problemas começam a fazer parte do dia a dia do gestor, mas que solução poderia sanar essa questão? Se você já conhece os sistemas ERP e tem vontade de implemetentá-lo, saiba que eles estão cada vez mais acessíveis a qualquer formato de negócio.

Mas, se você ainda não sabe do que se trata, neste post vamos explicar o que é ERP, quais são os objetivos da ferramenta, as vantagens que uma empresa pode encontrar ao adotá-la e em quais formatos essa tecnologia está disponível no mercado. Boa Leitura!

O que é o sistema ERP?

O sistema Enterprise Resource Planning, também conhecido pela sigla ERP, pode ser traduzido para Sistema Integrado de Gestão Corporativa. Como o nome sugere, o programa é responsável por reunir as informações e processos da empresa em um único local, a fim de apoiar as decisões dos gestores.

Essa ferramenta ganhou força a partir da década de 90, com o aprimoramento das formas de comunicação entre computadores. O objetivo era melhorar a gestão empresarial por meio da troca de informações entre departamentos.

Atualmente, a tecnologia ERP pode ser aliada a softwares de Business Intelligence, comércio eletrônico e automação de vendas e de marketing. Além disso, com o desenvolvimento da cloud computing (computação em nuvem), a atualização do ERP tornou-se muito mais rápida e acessível para empresas de portes variados.

Quais os objetivos do sistema ERP?

A partir da centralização das informações, o software consolida os números de todos os departamentos da empresa, como marketing, vendas, contabilidade, recursos humanos, além de gestão de estoques e fluxo de caixa. Sem um ERP, tais indicadores ficariam isolados em cada área, ocasionando dificuldades para gerar relatórios e embasar o fluxo de decisão dos administradores.

Assim, a integração que resulta da adoção do ERP possibilita que a empresa tenha controle total de seus processos. O resultado, como veremos ao longo deste post, é o aperfeiçoamento de processos internos, com o aumento da produtividade e a redução de despesas.

Quais os benefícios do sistema ERP?

A otimização do fluxo de trabalho, oportunizada pelo ERP, promove vantagens relevantes para o aumento da competitividade da empresa. Entenda:

Modernização dos processos

Manter a atualização de planilhas ou de sistemas isolados por áreas gera diversos problemas: falhas humanas, retrabalho e dificuldade para consulta de informações são alguns exemplos. A introdução do sistema ERP elimina essas adversidades ao modernizar o fluxo de processos da empresa.

Imagine um vendedor que acaba de fechar um pedido com o cliente. Ao cadastrar as informações no ERP, é iniciada uma série de ações automáticas que darão continuidade ao processo.

A área administrativa receberá o alerta para emitir a nota fiscal e os boletos para pagamento. Enquanto isso, outro setor já pode preparar a mercadoria para envio. Se o estoque estiver em baixa, o departamento de compras providenciará a reposição.

A ausência de um sistema ERP implicaria na atualização manual de tabelas e trocas de uma série de e-mails, aumentando as chances de erro e tempo de execução do processo. E, como sabemos, tempo é dinheiro, afinal de contas, quanto mais tempo você demora para entregar ao cliente final, mais demora para receber seu pagamento e diminui progressivamente as chances de fazer negócio novamente.

Redução de custos

Ao automatizar processos, reduzir falhas e aumentar a confiabilidade de indicadores e relatórios, os gestores conseguem aumentar o foco em soluções que tornem o negócio cada vez mais competitivo. Assim, a eficiência operacional produzida pelo sistema ERP resulta em redução de custos para empresa.

Em outra esfera, a integração entre setores e a diminuição de trabalhos burocráticos permitem a alocação de mão de obra em atividades-chave, minimizando as despesas com essas tarefas.

Aumento do controle da produção

Com as ferramentas disponibilizadas pelo ERP, a empresa consegue planejar com exatidão o seu ciclo produtivo. A melhoria dos resultados surge por meio da gestão detalhada de todas as fases da operação: planejamento, controle e monitoramento.

O sistema permite, assim, que a organização esteja preparada para fornecer respostas imediatas a problemas que possam surgir no decorrer da administração do negócio. A vantagem para gestores é a maior facilidade para determinar quais áreas precisam de investimentos ou cortes de custos, identificação de gargalos na produção, dentre outros processos.

Possibilidade de implementação em pequenas, médias ou grandes empresas

Pensar que o ERP pode ser aplicado apenas em grandes empresas é um grande erro. Na verdade, pequenos e médios negócios podem se beneficiar – e muito – com a introdução dessa tecnologia.

Existem versões simplificadas e de valor reduzido que foram desenvolvidas justamente para auxiliar organizações menores. Além disso, como a instalação do ERP é feita em módulos, é possível escolher aqueles que melhor se encaixam na realidade do negócio.

Quais os tipos de sistema ERP?

Se você tem interesse em implementar o sistema em sua empresa, saiba que ele pode vir em diferentes formatos. Confira a lista abaixo e veja qual pode se encaixar melhor ao seu negócio:

  • ERP on Premise: nesse formato, o programa é instalado em servidores próprios da empresa. Exige custo maior de implementação, pois necessita de uma infraestrutura adequada para recebê-lo e de uma equipe de TI capaz de administrá-lo;
  • ERP SaaS (Software as a Service): fica hospedado em uma nuvem, ou seja, as informações são armazenadas no servidor da empresa que fornece o serviço. Suporte e gestão também ficam sob responsabilidade da empresa contratada. O custo de introdução, portanto, é menor. A atualização da ferramenta também é facilitada;
  • ERP código aberto: não há custos para adquirir a licença nesse formato. Contudo, a empresa precisa de uma mão de obra capaz de realizar a instalação e administrar a ferramenta;
  • ERP de baixa complexidade: como o nome sugere, é um sistema mais simples, ideal para empresas que têm processos também mais simples.

O sistema ERP, portanto, tem como objetivo principal integrar as informações de diferentes departamentos da empresa em um único local. Assim, a organização tem uma visão geral do andamento do negócio, o que aumenta as chances de acerto na hora da tomada de decisão, já que é as análises são feitas com embasamento de forma muito mais segura e consistente.

Entre as vantagens que o sistema ERP oportuniza para a empresa, estão a modernização dos processos internos, com queda significativa de erros e retrabalho; a redução de despesas e o aumento do controle de produção.

Esses benefícios não são exclusivos a grandes negócios. Com o desenvolvimento da tecnologia, existem, hoje, ERPs totalmente customizáveis, capazes de se adaptar à realidade de empresas de qualquer porte.

E não se esqueça, para ficar por dentro, o blog Oi Conexus e não perca novidades como essa. Coloque a tecnologia a seu favor e inove seu negócio!

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