Como o ciclo PDCA pode facilitar a gestão da sua empresa?

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Como o ciclo PDCA pode facilitar a gestão da sua empresa?

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O ciclo PDCA é uma metodologia usada na gestão de projetos para melhoria contínua dos processos. Ele se ampara nas seguintes etapas: Planejar, Fazer, Verificar e Agir (Plan, Do, Check e Act).

Graças aos avanços tecnológicos, as operações comerciais tornaram-se ainda mais complexas. As empresas mergulharam na realidade dos projetos, abrindo-se, cada vez mais, a profissionais autônomos, oriundos de diferentes contextos, a fim de alcançar soluções mais inclusivas e otimizadas.

Nesse sentido, tornou-se primordial adotar um método que permita organizar, prevenir perdas, reduzir custos e melhorar os ganhos da empresa, contexto bastante frutífero para a disseminação do ciclo PDCA.

Quer entender como o PDCA pode beneficiar o seu negócio e como ele funciona? Continue a leitura!

O que é ciclo PDCA?

Popularizado pelo professor e estatístico William E. Deming e utilizado na indústria japonesa, o ciclo PDCA é uma metodologia estratégica para alcançar eficácia e melhorias contínuas nos processos das empresas, com o objetivo de reduzir custos, conquistar a satisfação dos clientes e colaboradores, e consequentemente, ampliar lucros. Para isso, ela se baseia nos quatro verbos que compõem a sigla: Planejar, Fazer, Verificar e Agir (Plan, Do, Check e Act). Cada um deles compõe uma etapa do projeto.

Como implantar o ciclo PDCA?

Essa metodologia tem comprovado uma série de benefícios para diferentes segmentos e portes. Antes de executar o ciclo PDCA, você precisa escolher um dos processos fundamentais de sua empresa, como a entrega de serviços, vendas, a fabricação de um produto, entre outros.

Após selecionar o procedimento a ser estudado, você deve lançar um olhar sobre os indicadores que mensuram o sucesso ou o insucesso das suas técnicas.

Analise seus indicadores

O ciclo PDCA procura atuar sobre os gargalos dos processos. Por isso, ao fazer sua escolha, procure levar em conta aquele que está mais emperrado. Alguns indicadores podem ajudá-lo nessa tarefa. Confira nos próximos tópicos.

Desperdícios

A eficiência de um processo pode ser medida pelos desperdícios gerados em cada etapa. Entender em quais momentos essas perdas ocorrem e quais são os possíveis gargalos que causam esse efeito é uma possibilidade de aplicação do ciclo PDCA.

Perda de tempo

Alguns processos, como o fechamento contábil, não têm conversão entre etapas, mas precisam cumprir um prazo dentro do cronograma da organização. É o caso do fechamento contábil

Nessas situações, você pode identificar os gargalos a partir da duração de cada etapa. Se a equipe financeira perde muito tempo tentando identificar as contas de outras áreas, por exemplo, o ciclo PDCA pode atuar na melhoria do diálogo entre esses setores.

Compreenda as etapas do ciclo PDCA

Agora que você já entendeu que precisa de parâmetros para identificar empecilhos, está na hora de aprender como deve proceder em cada etapa do PDCA.

Planejamento (“Plan”)

A primeira etapa do ciclo PDCA consiste em traçar um plano para eliminar gargalos. Para identificar esses problemas, é necessário que você defina quais metas deseja alcançar para a sua empresa e para o processo em questão.

Com essas expectativas claras no momento inicial da gestão do problema, você consegue mais precisão, continuidade e coerência na sua visão do todo. O planejamento pode definir mudanças de procedimento, nas equipes deslocadas para essa atividade e nas ferramentas aplicadas.

Especialistas indicam que você inicie o processo em menor escala, realizando testes para verificar efeitos. Ou seja, na etapa de planejamento, você precisa conceber a prototipagem da sua solução.

Se você leu sobre o Design Thinking e o Lean Startup — que prega a criação ágil de protótipos —, já deve ter notado que o PDCA se alinha bastante com essas metodologias! Os estudos sobre a experiência do usuário (UX) também cabem aqui, pois, muito além de supor, você precisa se basear nas experiências práticas de seus colaboradores, fornecedores e clientes para encontrar resoluções eficientes.

Execução (“Do”)

Essa é a etapa em que a equipe envolvida na metodologia PDCA mais coloca “a mão na massa”. Aqui, você deve executar os planos definidos na primeira etapa.

É primordial que a execução inclua uma coleta de dados cuidadosa. Afinal, essas informações serão aplicadas nas etapas seguintes.

Verificação (“Check”)

É hora de estudar os dados coletados na segunda etapa. Você pode fazer uma comparação entre o que foi obtido e o que foi planejado, considerando as particularidades do ambiente e a maneira como tudo foi executado. Diferenças positivas e negativas devem ser levadas em conta, de modo que todo o processo possa ser analisado de maneira crítica.

Ação (“Act”)

Nesta última etapa, você deve tomar todas as medidas cabíveis para corrigir o seu planejamento, bem como as distorções que desviaram os resultados das metas estabelecidas na primeira fase.

Em alguns casos, não há o que ser aperfeiçoado. Nessas situações, você pode detalhar mais a sua metodologia, propondo melhorias.

Aceitando que o ciclo funcionou e amenizou gargalos, as mudanças devem ser implementadas e enraizadas na cultura da empresa.

Contudo, se os planos propostos não resolveram os gargalos, é possível que tenham ocorrido erros no diagnóstico do problema. Especialistas recomendam a repetição do ciclo PDCA, lançando o foco sobre o mesmo processo. Se a sua equipe acredita que ele está maduro o suficiente, faça novos estudos sobre a situação.

Como o ciclo PDCA pode ajudar a sua empresa?

Na gestão de riscos

O PDCA é aplicado, com frequência, na gestão de riscos. Por ser uma metodologia construída sobre a relevância do planejamento, diversas possibilidades de erros são apontadas logo na primeira etapa do ciclo. Isso permite que cenários e respostas sejam considerados, tornando as equipes preparadas para as mais inusitadas situações.

Na automatização de processos

Para quem quer ter maior controle e produtividade, a automatização é o caminho certo. A documentação de processos permite que você discuta com as pessoas como a empresa trabalha, quais são as responsabilidades dos colaboradores e os recursos disponíveis.

Observa-se que por falhas de comunicação entre as equipes, muitos funcionários não entendem os processos diagramados e por que cumpri-los de determinada forma. Por isso, o ciclo PDCA, aliado a aplicativos e ferramentas de gestão, melhora o diálogo entre os setores e automatiza as operações do seu negócio.

Na transparência

Com um diagnóstico mais atento sobre os problemas de seu processo produtivo, fica mais fácil conduzir uma gestão transparente, tanto diante dos colaboradores quanto dos sócios de sua empresa.

Seja em grandes ou em pequenos negócios, o ciclo PDCA melhora o fluxo dos processos, o diagnóstico de problemas e o diálogo entre as equipes, trazendo melhorias que podem tornar a sua empresa mais competitiva e atraente para parcerias.

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