Aprenda a separar as finanças da empresa das contas pessoais

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Aprenda a separar as finanças da empresa das contas pessoais

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A organização financeira é fundamental para a boa saúde dos negócios. Ter contas correntes e despesas controlados separadamente permite que adversidades na vida privada não contaminem as finanças corporativas e vice-versa. Saiba como gerir suas contas enquanto pessoa física e jurídica. 

Como manter a saúde financeira do meu negócio ao mesmo tempo em que usufruo dos benefícios que esse trabalho me proporciona?” Muitos empreendedores já fizeram essa pergunta, e a resposta começa por estabelecer limites rígidos entre as finanças da empresa e as pessoais — condição fundamental para a saúde de ambas.

Mas fique calmo! Nem tudo está perdido se sua empresa já está em funcionamento e você mesclou despesas pessoais e empresariais. Preparamos uma lista com dicas que vão ajudá-lo a separar as contas e evitar dores de cabeça.

Não misture despesas pessoais e empresariais

A 1ª (e mais importante) dica é bem simples: não misture as despesas! É importante compreender que você é uma pessoa física e sua empresa é uma pessoa jurídica. Ou seja, não são a mesma pessoa, e devem manter suas finanças, também, de maneira independente.

Em outras palavras: caso você não possua capital para cobrir uma despesa, não busque esse recurso no caixa do seu negócio. Da mesma forma, caso seu empreendimento não tenha dinheiro para liquidar uma conta, não tire esse valor diretamente do seu bolso.

Mantenha contas bancárias separadas

Gerir as receitas e as despesas de duas pessoas utilizando uma mesma conta bancária não é uma boa ideia. Mesmo que você tenha uma ótima noção de gestão, é praticamente impossível que os valores não se tornem confusos em algum momento.

Abrir uma conta bancária específica para a sua empresa é sempre a melhor saída. Atualmente os bancos oferecem modelos de contas bem acessíveis e com muitas vantagens direcionadas para pessoas jurídicas.

É comum que, ao abrir uma conta bancária empresarial, a instituição financeira lhe conceda um cartão corporativo para as transações de seu negócio. Esse cartão deve ser utilizado unicamente para gastos da empresa. Caso contrário, seus esforços para dividir suas contas empresariais e pessoais irão por água abaixo.

Ter contas correntes, cartões e despesas controlados separadamente permite que adversidades na vida privada não contaminem as finanças corporativas e vice-versa. Compreender claramente como o empreendimento se mantém é a única forma de administrá-lo de maneira consciente. A separação total de orçamentos também evita problemas tributários e levanta o poder de crédito da sua companhia.

Defina uma política de pró-labore e dividendos

Pró-labore é o nome da remuneração que os gestores indicados no contrato social da empresa recebem. Ao contrário do salário, nele não existe a incidência de 13º e férias, por exemplo. Já os dividendos são pagamentos aos acionistas baseados no lucro da empresa.

A lei permite que sejam feitos repasses mensais. Porém, a companhia não pode estar em débito com a seguridade social e com o Imposto de Renda. A partir da definição desses valores, você tem uma base financeira para organizar sua vida pessoal e montar a previsão de despesas mensais do seu negócio.

Organize pagamentos pessoais e empresariais

Um erro muito comum que prejudica a gestão de empresas é misturar os pagamentos domésticos com os privados. Com a política de pró-labores e dividendos definida, separar as despesas fica mais fácil. A 1ª dica é começar pela conta bancária.

A lei estabelece que receitas e gastos de pessoa jurídica e física devem ser separadas. O descumprimento pode gerar sanções na Receita Federal e punições ao contador. Dessa forma, é uma obrigação legal manter as contas da empresa separadas das finanças pessoais.

Além disso, ter duas contas facilita a gestão financeira de ambas. Ao organizar os recebimentos, estabeleça que os débitos pessoais devem ser quitados pela conta da pessoa física e os corporativos, pela pessoa jurídica.

Portanto, administre os valores gastos em supermercado, na mensalidade do colégio dos filhos, e na aquisição de imóveis, por exemplo, com base em seus pagamentos de pró-labore e dividendos. Esses são os valores que formam a base financeira da sua vida pessoal.

Defina suas retiradas e crie reservas financeiras para sua empresa

Um problema comum em pequenas empresas diz respeito às retiradas. Tirar dinheiro de maneira não programada pode se tornar um problema rapidamente.

A sua retirada (ou o seu salário, por assim dizer) deverá ser justa e adequada à realidade enfrentada por sua empresa naquele momento. Ou seja, o lucro do negócio não pode ser confundido com o lucro do empresário, já que desse valor ainda serão retirados recursos destinados a reservas, investimentos e capital de giro.

Conhecendo a situação financeira da empresa, você poderá estipular as quantias e momentos ideais para retiradas. Além disso, criar um capital de giro consistente é fundamental para a aquisição de novos insumos e saúde das atividades de rotina.

Realizadas essas etapas para a organização financeira de sua empresa, você vai perceber (se sua gestão estiver correta) que vai sobrar dinheiro no caixa. Esse valor deve ser usado para investimentos em melhorias do negócio, aumento do capital de giro ou mesmo para estabelecer uma reserva financeira a fim de proteger o negócio em tempos de crise.

Realize diariamente a gestão financeira

Muitas vezes, a administração das finanças em micro, pequenas e médias empresas não recebe a atenção devida do proprietário. Esse erro pode custar o crescimento do empreendimento ou até mesmo levá-lo à falência.

Manter o diagnóstico financeiro da sua empresa atualizado evita que imprevistos causem desequilíbrios no seu orçamento. Uma boa medida é adotar um software de gestão financeira que forneça relatórios minuciosos e identifique onde estão as entradas e as saídas do seu negócio. Essas informações permitem que você tome medidas necessárias de cortes ou investimentos.

Além disso, fique atento ao fluxo de caixa. Ele registra todas as movimentações financeiras realizadas pela sua empresa. Ao analisá-lo em períodos curtos (semanal ou diariamente), obtém-se a dimensão do funcionamento dos negócios e quais medidas devem ser tomadas. Esse controle pode ser realizado até mesmo por planilhas manuais, embora o ideal seja que o controle ocorra em um sistema de gestão informatizado.

Mantenha a contabilidade em dia

Estar atento à contabilidade de sua empresa ajuda a ter uma visão adequada das finanças. Assim, você será capaz de mensurar, da melhor forma possível, suas despesas pessoais e empresariais.

O registro contábil é um trabalho em equipe que deve ser desenvolvido pelo pequeno e médio empresário em conjunto com seu contador. É necessário disponibilizar todas as informações demandadas e realizar registros de maneira responsável para que os demonstrativos alcancem a fidelidade esperada.

Possíveis problemas com o Fisco são outra questão com a qual você deve ficar alerta. A Receita pode trazer alguns problemas caso suas contas não batam com os registros — algo que, muito provavelmente, pode ocorrer ao misturar contas pessoais com as da empresa.

Utilize softwares de gestão

Controlar gastos diários é um hábito importante para manter suas finanças em ordem. Atualmente existem aplicativos para smartphone que permitem realizar a administração de seus gastos em tempo real.

Conectados à sua conta-corrente, eles organizam as despesas conforme características. Ao saber para onde vai seu dinheiro, é possível fazer ajustes que o mantenha dentro do seu orçamento mensal.

Também existem ferramentas de gestão em modelo de SaaS (software como serviço) que não exigem grandes investimentos. Basta contratar e possuir uma conexão com a internet para utilizar a solução.

Estabeleça reservas

Estabelecer reservas é uma prática que deve ser adotada tanto na empresa quanto na vida pessoal. Em momentos de crise, o seu faturamento mensal pode cair, inviabilizando retiradas ou diminuindo o seu pró-labore.

Possuir reservas para lidar com esses obstáculos auxiliam em momentos de poucos recursos, evitando a tentação de utilizar o dinheiro da empresa para quitar despesas pessoais.

Contrate planos empresariais

Existem planos exclusivos para empresas na hora de contratar serviços essenciais. Tais pacotes costumam oferecer serviços diferenciados que ajudam a controlar seus gastos com energia, telefone, e internet, por exemplo. Eles também possuem alertas que evitam a falta de pagamento e, consequentemente, mais gastos com reativação e juros. Vale a pena pesquisar os formatos oferecidos e descobrir o que melhor se aplica ao seu negócio.

Estabelecer uma clara divisão entre finanças pessoais e empresariais é fundamental para uma administração saudável nas duas esferas. Esperamos que, com todas essas dicas, você possa controlar melhor as finanças do seu negócio. Se quiser saber ainda mais sobre o assunto, confira algumas ideais para reduzir custos em sua empresa.

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